Формальное письмо в IELTS: структура, полезные фразы и образец жалобы

Когда письмо должно быть формальным?

Слово «formal» в задании обычно не встречается. Стиль вы определяете по адресату. На официальной странице формата сказано: «The style of writing that you use depends on who you are asked to write to and how well you are supposed to know them». Стиль зависит от того, кому вы пишете и насколько хорошо должны его знать. Важна и цель: жалоба компании, с которой вы никогда не имели дела, требует больше дистанции, чем просьба к собственному руководителю.

Как начать и закончить формальное письмо

Официальные задания могут сами сказать, как начать. Оба задания Task 1 в образцах IELTS General Training заканчиваются словами «Begin your letter as follows: Dear Sir or Madam,» и «You do NOT need to write any addresses». Перепишите данное приветствие точно и выберите к нему подходящую подпись.

Пары ниже это стандартные британские нормы, а не правила, напечатанные IELTS. Их используют почти все учебные материалы, поэтому это безопасный выбор.

Структура: начните с одного абзаца на пункт

Официальный сборник образцов описывает Task 1 как «a writing task with a largely predictable output», задание с во многом предсказуемым результатом: задание задаёт «the context and purpose of the letter and the functions», то есть ситуацию, цель письма и то, что нужно сделать (образцы IELTS). Значит, план почти готов ещё до начала. Один абзац на пункт это удобная отправная точка, а не правило IELTS:

1. Приветствие из задания, например Dear Sir or Madam,
2. Сначала цель. Первое предложение говорит, зачем вы пишете: I am writing to complain about... Этот абзац часто закрывает и пункт 1.
3. Основные абзацы. Обычно по одному на пункт: мысль, потом деталь или причина. Если в пункте две отдельные мысли, разделите его на два абзаца, как в задании с извинением ниже (apologise и explain why).
4. Завершающая фраза, например I look forward to your reply.
5. Подпись и полное имя: Yours faithfully, и затем Aliya Nurlanova.

Каждое предложение оценивается сразу по четырём критериям. Первая строка образца ниже, I am writing to complain about a desk that I ordered from your website on 3 May (order number 45817), показывает все четыре:

• Task Achievement: называет цель и начинает пункт 1 с проверяемых деталей.
• Coherence and Cohesion: цель идёт первой, поэтому у каждого следующего абзаца есть рамка.
• Lexical Resource: complain about, order number: просто, формально и точно.
• Grammatical Range and Accuracy: придаточное (a desk that I ordered) укладывает деталь в одно предложение.

Ориентир примерно 160–190 слов: IELTS не снижает балл за объём больше 150, но длинное письмо отнимает время у Task 2, который «contributes twice as much», весит вдвое больше. Распределите весь час заранее: около 20 минут на письмо и 40 на эссе.

Образец формального письма: жалоба

Учебное задание, которое написала команда GoPrep:

You ordered a desk from an online furniture company. When it was delivered, you found some problems with it.

Write a letter to the company's customer service manager. In your letter:

- give details of your order

- describe the problems and how they have affected you

- say what you would like the company to do

Write at least 150 words. Begin your letter as follows: Dear Sir or Madam,

Образец ответа (180 слов)

Написан командой GoPrep как учебный пример. Это не официально оценённый ответ, поэтому band мы ему не ставим.

Dear Sir or Madam,

I am writing to complain about a desk that I ordered from your website on 3 May (order number 45817). It was the Oslo writing desk in white oak, and I paid an extra charge for next-day delivery because I needed it urgently.

When the desk was delivered on 4 May, I discovered that one of the legs had split near the base and that the surface was deeply scratched in several places. Furthermore, the fittings needed for assembly were missing from the box, so the desk cannot be used at all. As I work from home, I had arranged the delivery so that I could set up my office before an important project began. Instead, I have spent the past week working at my kitchen table.

I would therefore be grateful if you could deliver a replacement as soon as possible and collect the damaged desk at your expense. If no replacement is available, I would like a full refund, including the delivery charge.

I look forward to your prompt reply.

Yours faithfully,

Aliya Nurlanova

Формальные фразы под каждую цель

Формальные фразы держат вежливую дистанцию: полные формы, would и could. Разговорные варианты подходят для друга, а не для компании.

Один абзац в трёх версиях: делаем детали точнее

Что критерии Task 1 требуют от письма General Training: на band 6 «The purpose is generally clear. There may be minor inconsistencies in tone.» На band 7 «It presents a clear purpose. The tone is consistent and appropriate to the task.» На band 8 «All bullet points are clearly presented, and appropriately illustrated or extended.»

Ниже один и тот же абзац образца (пункт 2) в трёх вариантах. Это учебные примеры, и band мы им не ставим: экзаменатор оценивает всё письмо по четырём критериям, а в описаниях уровней сказано: «A script must fully fit the positive features of the descriptor at a particular level».

Базовая версия

When the desk arrived, there were some problems with it. One leg was broken and there were scratches on the top. Also, there weren't any screws in the box, so I can't use it. This is very bad for me because I need a desk for my work.

Развёрнутая версия

When the desk was delivered on 4 May, I found that one of the legs was cracked and the top was badly scratched. In addition, the screws needed to assemble it were missing. As I work from home, this has caused me considerable inconvenience, since I have had nowhere suitable to work.

Точная версия (абзац из образца)

When the desk was delivered on 4 May, I discovered that one of the legs had split near the base and that the surface was deeply scratched in several places. Furthermore, the fittings needed for assembly were missing from the box, so the desk cannot be used at all. As I work from home, I had arranged the delivery so that I could set up my office before an important project began. Instead, I have spent the past week working at my kitchen table.

Частые ошибки в формальных письмах

1. Сокращения и разговорные слова: I'm, don't, stuff, ASAP. В гайде IDP по письмам сокращения названы признаком неформального письма.
2. Злость вместо твёрдости. Жалоба может быть жёсткой и при этом вежливой. В одном официальном образце экзаменатор отметил: «The tone, though assertive, is consistently polite», тон настойчивый, но неизменно вежливый.
3. Длинная выдуманная история. Придумывайте только детали, которые работают на пункт; в описании band 6 упоминаются детали, которые «may be missing (or excessive)», могут отсутствовать или быть лишними.
4. Подпись не из той пары. Dear Sir or Madam ... Yours sincerely противоречит обычной норме. Cheers или Take care противоречит тону всего письма.

Практика: напишите письмо-извинение

Ещё одно учебное задание от команды GoPrep:

You have booked a room at a community centre for a training event in November, but now you have to cancel.

Write a letter to the manager of the community centre. In your letter:

- apologise and explain why you need to cancel

- say what you would like to happen to the deposit you paid

- ask about booking the room for a different date

Write at least 150 words. Begin your letter as follows: Dear Sir or Madam,

Проверьте себя: четыре коротких вопроса